Fallbeispiel

Wir legen großen Wert auf unseren Service und eine intensive Partnerschaft mit den Verantwortlichen der Laufveranstaltungen. Unser Fallbeispiel soll deutlich machen, wie der Veranstalter und der Projektleiter im Bereich NeoTiming von NeoMove, Sven Jochum, zusammenarbeiten und wie der Veranstaltungstag ablaufen kann. Dabei haben wir einen imaginären Musterlauf gewählt.

Erste Kontaktaufnahme

Nach einer Anfrage per Mail vom Veranstalter des Musterlaufs kam es zu einem Telefonat mit Herrn Jochum, in dem offene Fragen zur Veranstaltung geklärt werden konnten und identifiziert wurde, welche Dienstleistungen für den Musterlauf sinnvoll sind.

Angebot und Vertragsabschluss

NeoMove erstellte ein unverbindliches Angebot über ein Basispaket, das neben der Zeitmessung mittels Brusttranspondern z. B. eine Online-Anmeldung, eine LED-Großuhr sowie Onlineurkunden und –ergebnisse beinhaltete, und über weitere fixe Leistungen wie die automatische Rechnungsstellung und variable Leistungen wie die Anzahl der bestellten Startnummern. Im Februar 2017, knapp 4 Monate vor der Veranstaltung, kam es zum Vertragsabschluss.

Strecke und Online-Anmeldung

Für den Projektleiter von NeoMove stand zunächst die Ausarbeitung von 3 Strecken über 5, 10 und 15 km an, welche im Rahmen der Online-Anmeldung für die Teilnehmer sichtbar sein sollten. Da die Strecken nach Wunsch des Veranstalters größtenteils über Feldwege führten, musste kein großes Augenmerk auf den Straßenverkehr gelegt werden. Von nun an ging es um die Programmierung der Online-Anmeldung, welche nach einem Telefonat mit dem Veranstalter erstellt wurde. Der Veranstalter konnte diese dann selbst online testen und Ideen und Veränderungen einbringen. Knapp 3 Monate vor der Veranstaltung startete die Online-Anmeldung, welche bis zum Veranstaltungstag ständig von Herrn Jochum überwacht wurde.

Vorbereitung am Veranstaltungstag

Im Laufe der Zeit entwickelte NeoMove nach den Wünschen des Veranstalters alle weiteren erforderlichen Dokumente: das Startnummern- und Urkundenlayout sowie das Nachmeldeformular. So konnte der Veranstaltungstag Anfang Mai kommen. Knapp 3 Stunden vor dem Start traf das NeoMove-Team mit 3 Personen am Veranstaltungsort ein, um alle Aufbauten für die elektronische Zeitmessung zu erledigen. Hierzu gehörten unter anderem die LED-Großuhr, die Messmaterialien und der Moderationslaptop. Gemeinsam mit dem Veranstalter wurden die Startnummern an die Teilnehmer ausgegeben und Nachmeldungen entgegengenommen. Dem Moderator der Veranstaltung wurde nach dessen Eintreffen der Umgang mit dem Moderationslaptop nähergebracht.

Startschuss, Ergebnisse und Urkunden

Nachdem die Anmeldefrist für die Nachmeldungen beendet war, rückte der Start des ersten Wettbewerbs in den Mittelpunkt. Für den Startschuss wählte der Veranstalter den Vereinspräsidenten aus, sodass diesem kurz der Umgang mit der Startpistole erläutert wurde. Für den ersten Startschuss stand also alles bereit, der Lauf konnte beginnen. Das NeoMove-Team überwachte während des Laufs die Zeitmessung und Ergebnislisten. Alles verlief reibungslos, sodass die ersten Teilnehmer nach dem Zieleinlauf ihre Urkunden vom NeoMove Mitarbeiter Martin Jahrmarkt ausgedruckt in Empfang nehmen konnten. Das NeoMove-Team stand während der Veranstaltung für Fragen der Teilnehmer zur Verfügung. Nach Veranstaltungsende wurden alle Materialien wieder abgebaut.

Nach der Veranstaltung

In den Tagen nach der Veranstaltung wurden alle weiteren Fragen der Teilnehmer bzgl. der Urkunden und Ergebnislisten von Herrn Jochum beantwortet. In einem abschließenden Gespräch mit dem Veranstalter wurde die Veranstaltung evaluiert und Verbesserungen für das Folgejahr ausgearbeitet.